Rechnung schreiben – kostenloser Rechnungsgenerator
Rechnung online schreiben und als PDF speichern – mit Kleinunternehmer-Modus (§ 19 UStG), allen Pflichtangaben und live Vorschau. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Erstellt und geprüft von Christoph Ballmer Wie funktioniert der Rechnungsgenerator?
Fülle die drei Pflichtblöcke aus – Absender, Empfänger und Rechnungsdetails – und füge deine Leistungspositionen hinzu. Die Vorschau rechts aktualisiert sich in Echtzeit. Mit einem Klick auf „Als PDF speichern / Drucken" öffnet sich ein druckfertiges A4-Dokument – direkt im Browser, ohne Anmeldung, ohne Upload deiner Daten auf fremde Server.
Deine Absender-Daten werden im Browser gespeichert (localStorage) und beim nächsten Besuch automatisch wieder eingetragen. So musst du Name, Adresse, Steuernummer und Bankdaten nur einmal eingeben.
Was muss auf einer Rechnung stehen? – Alle Pflichtangaben
Das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 4 UStG) schreibt für Rechnungen über 250 € (brutto) folgende Mindestangaben vor:
| Pflichtangabe | Hinweis |
|---|---|
| Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers | Muss eindeutig identifizierbar sein |
| Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers | Bei Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 € entbehrlich |
| Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers | Eine der beiden genügt |
| Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum) | Muss vorhanden sein |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | Muss eindeutig und lückenlos sein |
| Leistungsbeschreibung | Art, Umfang und Zeitpunkt der Lieferung/Leistung |
| Nettobetrag (Entgelt) | Getrennt pro Steuersatz |
| Angewandter Steuersatz und Steuerbetrag | Oder bei Steuerfreiheit: Hinweis auf § 19 UStG |
| Bruttobetrag (Gesamtbetrag) | inkl. MwSt. oder steuerfrei |
Fehlt auch nur eine dieser Angaben, kann der Empfänger die Rechnung nicht für den Vorsteuerabzug nutzen – das führt in der Praxis oft zu Rückfragen und Korrekturrechnungen. Der Generator füllt die Vorlage so aus, dass alle Pflichtfelder abgedeckt sind.
Kleinunternehmer-Modus (§ 19 UStG) – wie er funktioniert
Wer als Kleinunternehmer nach § 19 UStG eingestuft ist (Jahresumsatz im Vorjahr ≤ 22.000 €, im laufenden Jahr voraussichtlich ≤ 50.000 €), erhebt und führt keine Umsatzsteuer ab – darf sie aber auch nicht auf der Rechnung ausweisen.
Stattdessen ist ein gesetzlich vorgeschriebener Hinweis auf die Steuerfreiheit Pflicht. Der Rechnungsgenerator fügt diesen Hinweis automatisch hinzu, sobald du den Toggle „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)" aktivierst:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."
Im Kleinunternehmer-Modus verschwindet die MwSt-Spalte in der Positionstabelle. Alle Beträge sind Nettobeträge, die gleichzeitig der Rechnungsbetrag sind. Eine Steuernummer bleibt Pflicht; eine USt-IdNr. ist optional (und wird von Kleinunternehmern in der Regel nicht beantragt).
E-Rechnungspflicht ab 2025 – was du wissen musst
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für Umsätze zwischen inländischen B2B-Unternehmen (Unternehmer an Unternehmer) die Pflicht zum Empfang strukturierter E-Rechnungen. Spätere Stichtage:
| Datum | Regelung |
|---|---|
| 01.01.2025 | Empfangspflicht für E-Rechnungen im B2B-Bereich |
| 01.01.2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Jahresumsatz > 800.000 € |
| 01.01.2028 | Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen |
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine maschinenlesbare strukturierte Datei (Format XRechnung oder ZUGFeRD), nicht ein einfaches PDF. Das bedeutet: Ein PDF aus diesem Generator ist keine E-Rechnung im Rechtssinne – aber für Kleinunternehmer, Privatpersonen und B2C-Umsätze weiterhin vollständig ausreichend. Für B2B-Rechnungen zwischen deutschen Umsatzsteuerpflichtigen solltest du bis 2027 prüfen, ob dein Buchhaltungsprogramm E-Rechnungen ausstellen kann.
Rechnungsnummer – Pflichten und Best Practices
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und eindeutig sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Lücken im Nummernkreis sind erlaubt, solange jede Rechnung eine eigene Nummer hat. Bewährt haben sich folgende Formate:
RE-2026-001,RE-2026-002, … (jahresbasiert, empfohlen)2026001,2026002, … (kompakt)RE-K01-2026-001(mit Kundenkürzel, bei mehreren Kunden hilfreich)
Der Generator schlägt automatisch RE-JAHR-001 vor. Ändere die Nummer manuell
nach deinem eigenen Schema – das Format ist freigestellt, solange die Eindeutigkeit gewährleistet ist.
Zahlungsziel und Verzugszinsen
Das Zahlungsziel gibt an, bis wann der Rechnungsbetrag fällig ist. Typische Fristen:
| Zahlungsziel | Typischer Einsatz |
|---|---|
| 7 Tage | Kurzfristige Leistungen, Sofort-Projekte |
| 14 Tage | Standard für Freiberufler und kleine Dienstleister |
| 30 Tage | B2B-Standard, größere Unternehmen |
| Sofort fällig | Bei Privatverkäufen oder Zahlung bei Übergabe |
Zahlt der Schuldner nicht rechtzeitig, entstehen gesetzliche Verzugszinsen. Für Verbraucher-Schuldner beträgt der Verzugszinssatz 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, für Unternehmer 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht.
Tipp: Schreib in den Abschlusstext deiner Rechnung einen expliziten Zahlungshinweis mit Datum – das vermeidet Diskussionen und beschleunigt die Zahlung. Viele Rechnungssteller ergänzen einen freundlichen Satz wie „Bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen gewähren wir 2 % Skonto."
Rechnung als Privatperson schreiben
Auch als Privatperson kannst du eine Rechnung ausstellen – zum Beispiel für gelegentliche Aushilfstätigkeiten, Privatverkäufe oder die Weitergabe von Kosten. Pflichtangaben bei Privatrechnungen:
- Vollständiger Name und Adresse des Ausstellers
- Name und Adresse des Empfängers
- Datum und Rechnungsnummer
- Beschreibung der Leistung / Ware
- Betrag in Euro
Privatpersonen haben keine Steuernummer als Unternehmer und weisen keine MwSt. aus – aktiviere dazu einfach den Kleinunternehmer-Modus. Achtung: Wer regelmäßig und mit Gewinnerzielungsabsicht tätig ist, gilt steuerrechtlich als Unternehmer – lass dich im Zweifel beraten.
Typische Fehler beim Rechnungsschreiben – und wie du sie vermeidest
- Fehlende oder falsche Steuernummer: Die Steuernummer (oder USt-IdNr.) ist Pflicht. Fehlt sie, ist die Rechnung formal unvollständig und der Vorsteuerabzug des Empfängers gefährdet.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben: Jede Rechnung braucht eine einmalige Nummer. Führe eine einfache Tabelle (Excel, Notizbuch) mit letzter genutzter Nummer.
- Leistungsdatum fehlt: Das Rechnungsdatum ≠ Leistungsdatum. Beide sind Pflichtangaben. Trag das Datum ein, an dem du die Leistung erbracht hast.
- Netto- und Bruttobetrag vertauscht: Bei 19 % MwSt. auf 1.000 € netto ist der Bruttobetrag 1.190 €, nicht 1.190 × 19 % = 226,10 €. Der Generator berechnet das korrekt.
- USt. als KU ausgewiesen: Kleinunternehmer dürfen keine MwSt. ausweisen. Tun sie es trotzdem, schulden sie dem Finanzamt die ausgewiesene Steuer – ohne sie einbehalten zu dürfen.
- Keine Aufbewahrungskopie: Speichere das PDF jeder Rechnung lokal und
benenne es klar (z. B.
Rechnung_RE-2026-001_MusterGmbH.pdf). Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre für Unternehmer.
Verwandte Tools
- Brutto-Netto-Rechner – Nettogehalt nach Abzügen berechnen
- Mehrwertsteuerrechner – MwSt. schnell herausrechnen
- Zinseszinsrechner – Kapitalwachstum und Anlageplanung
- Tilgungsrechner – Darlehen und Annuität berechnen
Dieser Generator dient als Hilfsmittel und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Pflichtangaben und Steuersätze basieren auf dem deutschen Umsatzsteuergesetz (Stand 2026). Alle Angaben ohne Gewähr – im Zweifel einen Steuerberater hinzuziehen.
Häufige Fragen
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Pflichtangaben nach UStG: vollständiger Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Zeitpunkt der Leistung, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag – oder bei Kleinunternehmern ein Hinweis nach § 19 UStG.
Wie schreibt man eine Rechnung als Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf der Rechnung stehen, z. B.: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Alle anderen Pflichtangaben bleiben identisch.
Kann ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Ja, auch Privatpersonen können Rechnungen ausstellen – z. B. für gelegentliche Dienstleistungen oder Privatverkäufe. Eine Privatrechnung enthält keine Steuernummer und weist keine Umsatzsteuer aus. Pflicht sind: Name, Adresse, Datum, Leistungsbeschreibung und Betrag.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
Das Rechnungsdatum ist das Ausstellungsdatum der Rechnung. Das Leistungsdatum (Lieferdatum) ist der Zeitpunkt der erbrachten Leistung oder Lieferung. Beide sind Pflichtangaben und können, müssen aber nicht identisch sein.
Muss eine Rechnung unterschrieben werden?
Nein. Eine Unterschrift ist für die Rechtsgültigkeit einer Rechnung in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben. Eine als PDF erstellte Rechnung ist ohne Unterschrift vollständig gültig.
Was ist eine E-Rechnung und wann ist sie Pflicht?
Eine E-Rechnung ist eine maschinenlesbare Rechnung (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), nicht nur ein PDF. Für B2B-Geschäfte zwischen deutschen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen gilt seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnungspflicht. Kleinunternehmer und Privatpersonen sind derzeit noch nicht verpflichtet.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Unternehmer sind verpflichtet, Rechnungen 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO). Privatpersonen müssen Handwerkerrechnungen 2 Jahre lang aufbewahren.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Rechnungen bis 250 € brutto gelten als Kleinbetragsrechnungen und unterliegen vereinfachten Anforderungen. Auf die Angabe von Name und Anschrift des Empfängers sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer kann verzichtet werden.
Wie berechne ich die Umsatzsteuer auf meiner Rechnung?
Bei 19 % MwSt.: Nettobetrag × 0,19. Bei 7 %: Nettobetrag × 0,07. Beispiel: 1.000 € netto × 0,19 = 190 € USt.; Rechnungsbetrag brutto 1.190 €. Der Generator berechnet das automatisch.