Reisekostenabrechnung – kostenloser Reisekostenrechner 2026
Reisekostenrechner 2026: Verpflegungspauschale (14 € / 28 €), Kilometerpauschale (0,30 €/km), Übernachtungskosten und Nebenkosten berechnen und als PDF-Reisekostenabrechnung herunterladen – kostenlos.
Erstellt und geprüft von Christoph Ballmer Verpflegungspauschalen 2025 – Inland
Der Staat erstattet Arbeitnehmern auf Dienstreisen einen pauschalen Verpflegungsmehraufwand steuerfrei. Die Höhe richtet sich nach der Abwesenheitsdauer vom Wohnort/Betrieb:
| Reisedauer | Pauschale (Inland 2025) | Hinweis |
|---|---|---|
| Weniger als 8 Stunden | 0 € | Kein Anspruch |
| 8 bis unter 24 Stunden | 14 € | Auch An- und Abreisetag |
| 24 Stunden (vollständiger Reisetag) | 28 € | Bei Übernachtung: Mitteltag |
Bei mehrtägigen Reisen gilt: An- und Abreisetag erhalten jeweils 14 €, alle vollständigen Tage dazwischen erhalten 28 €.
Kilometerpauschale 2025
| Verkehrsmittel | Pauschale 2025 |
|---|---|
| PKW (eigenes Fahrzeug) | 0,30 €/km |
| Fahrrad / E-Bike | 0,25 €/km (seit 2024) |
| Motorrad / Motorroller | 0,20 €/km |
| Mitfahrer im PKW (Beifahrer) | 0,02 €/km zusätzlich |
Alternativ zur Pauschale können die tatsächlichen Fahrzeugkosten mit Kilometerbuch und Belegen nachgewiesen werden — lohnt sich bei teuren Fahrzeugen.
Auslands-Verpflegungspauschalen
Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich aktualisiert (BMF-Schreiben „Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen"). Beispiele (Inland = 100 % = Basis):
| Land | Vollverpflegung/Tag | Abzug Frühstück |
|---|---|---|
| Schweiz | 67 € | 20 % |
| USA (New York) | 65 $ | 20 % |
| Frankreich | 72 € | 20 % |
| Österreich | 35 € | 20 % |
| Niederlande | 37 € | 20 % |
Was gehört in die Reisekostenabrechnung?
- Verpflegungsmehraufwand – nach Pauschale (kein Beleg nötig)
- Fahrtkosten – km-Pauschale (PKW) oder tatsächliche Ticket-Kosten mit Beleg
- Übernachtungskosten – tatsächliche Kosten laut Hotelrechnung
- Nebenkosten – Parkgebühren, Taxi, Gepäckaufbewahrung, Trinkgelder (mit Beleg)
Alle Belege müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 AO). Digitale Belege sind zulässig, wenn sie unveränderbar gespeichert werden (GoBD).
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Pauschalen basieren auf § 9 Abs. 4a EStG und dem BMF-Schreiben 2025. Ohne Gewähr, kein Ersatz für steuerliche Beratung.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2025?
Bei Inlandsreisen gilt: Ab 8 Stunden Abwesenheit 14 € (auch An- und Abreisetag). Bei einem vollständigen Reisetag (24 Stunden, mit Übernachtung) 28 €. Unter 8 Stunden gibt es keinen Anspruch. Die Pauschalen sind steuer- und sozialversicherungsfrei.
Wie viel Kilometerpauschale gibt es 2025?
Für den PKW (eigenes Fahrzeug) beträgt die steuerfreie Kilometerpauschale 0,30 € pro Kilometer. Für Fahrräder und E-Bikes gilt seit 2024 ein Satz von 0,25 €/km. Motorräder erhalten 0,20 €/km. Die Pauschale deckt alle Fahrtkosten (Sprit, Verschleiß, Versicherung) pauschal ab.
Was muss auf einer Reisekostenabrechnung stehen?
Pflichtangaben sind: Name des Dienstreisenden, Reisezweck, Reisezeitraum (Datum und Uhrzeiten), Reiseziel, Art der Beförderung, gefahrene Kilometer (bei PKW), Übernachtungskosten mit Beleg, sonstige Nebenkosten mit Beleg und die Verpflegungspauschale. Unterzeichnet werden muss die Abrechnung vom Mitarbeiter und vom Vorgesetzten.
Wann darf ich die Verpflegungspauschale abrechnen?
Die Verpflegungspauschale steht dir zu, wenn du für eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit deinen ersten Tätigkeitsort (Betrieb/Homeoffice) verlässt. Die Abwesenheit wird von dem Ort aus gemessen, an dem du die Reise antrittst (meist Wohnung oder Betrieb). Wichtig: Es zählt die tatsächliche Abwesenheitsdauer, nicht die Reisedauer.
Wie lange müssen Reisekostenbelege aufbewahrt werden?
Reisekostenbelege sind steuerrelevante Unterlagen und müssen 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 1 AO). Für Unternehmen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für buchführungsrelevante Belege. Digitale Belege sind zulässig, wenn sie unveränderbar gespeichert werden (GoBD-konform).